Alles wat je moet weten over ploegenroosters

Ploegenroosters is een veelvoorkomende manier van het inroosteren van medewerkers bij bedrijven. Met name sectoren als de logistiek, zorg en de industrie worden de ploegenroosters veel gebruikt door de planner. Er zijn vele verschillende soorten ploegenroosters met grote verschillen tussen de roosters. Maar welke ploegenroosters zijn er precies, wat zijn de verschillen en welk ploegenrooster past het beste bij jouw bedrijf? Daar gaan we in deze blog verder naar kijken!

Wat is een ploegenrooster

Voordat we gaan kijken naar de verschillen tussen de soorten ploegenroosters, is het belangrijk om helder te krijgen wat een ploegenrooster nou eigenlijk precies is. Een ploegenrooster is een rooster gemaakt voor de afwisseling van de verschillende ploegen/teams binnen een bedrijf of organisatie. Het werkt als volgt: Iedere medewerker word toegevoegd aan een bepaalde “Ploeg”, waarna de ploeg op een dagdeel word ingedeeld. Deze vorm van roosteren word vooral veel gebruikt in sectoren waar de openingstijden vaak afwijken van de standaard 09:00 tot 17:00. Denk hierbij aan sectoren als de logistiek, de zorg en de industrie. De ploegen kunnen vervolgens worden verdeeld in 3 shifts: dag (D), laat (L) en nacht (N). De dagshift is van 06:00 tot 14:00, de late shift van 14:00 tot 22:00 en de nachtshift van 22:00 tot 06:00. Dit is hoe het standaard ploegenrooster werkt. Echter zijn er vele verschillende varianten van het ploegenrooster die allemaal net even iets anders werken. Welke variant voor jouw bedrijf het beste past, hangt af van de structuur binnen je bedrijf, en het aantal ploegen dat je in dienst hebt. De ploegenroosters waar je in deze blog naar gaan kijken zijn:

• 2 ploegenrooster
• 3 ploegenrooster
• 4 ploegenrooster
• 5 ploegenrooster
• 6 ploegenrooster

Het 2 ploegenrooster

Het 2 ploegenrooster is een vrij simpele variant van het ploegenrooster. Hierbij word gewerkt met 2 teams, die elkaar afwisselen van shift. Afhankelijk van of je enkel lange dagdiensten, of ook nachtdiensten draait, kun je vervolgens de 2 ploegen met elkaar laten afwisselen van shift. We hebben ter voorbeeld 2 varianten gemaakt van het 2 ploegenrooster:

Het 2 ploegenrooster op basis van een 16 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag:

Het 2 ploegenrooster op basis van een 24 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag

Het 3 ploegenrooster

Het3 ploegenrooster is de meest voorkomende variant van ploegenroosters. Met name bij bedrijven die 24 uur open zijn is deze variant ideaal. Bij het 3 ploegenrooster kunnen de ploegen elkaar constant afwisselen, waardoor er veel continuïteit en duidelijkheid is voor zowel de medewerkers, de bedrijfsleiders als de planners wie er wanneer een shift draait. Het 3 ploegenrooster kan ook worden ingezet voor een 16 uur werkdag. In dit geval heeft er altijd 1 ploeg rust op een dag wat de planning iets complexer maakt. Een 3 ploegenrooster ziet er als volgt uit:

Het 3 ploegenrooster op basis van een 16 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag:

Het 3 ploegenrooster op basis van een 24 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag:

Het 4 ploegenrooster

Vanaf het 4 ploegenrooster begint het allemaal net wat ingewikkelder te worden. Voor de 24 uur werkdag houd het 4 ploegenrooster in dat je ten alle tijden een ploeg hebt die een dag rust heeft. Dit is fijn, gezien deze ploeg eventueel ook kan invallen bij ziekte of andere onverwachte gelegenheden. Bij een 16 uur werkdag heb je 2 ploegen die rust hebben. Zo heb je voor beide ploegen een reserveploeg die kan invallen bij noodgevallen. Deze ploegenroosters komen er als volgt uit te zien:

Het 4 ploegenrooster op basis van een 16 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag:

Het 4 ploegenrooster op basis van een 24 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag:

Het 5 ploegenrooster:

Het 5 ploegenrooster is een veel gebruikte variant van het ploegenrooster voor de bedrijven die 24 uur geopend zijn. Dit omdat je met deze variant altijd 2 ploegen hebt die kunnen invallen, of zelfs standby kunnen staan voor het geval ze nodig zijn. Gezien deze bedrijven vaak een belangrijke dienst verlenen is het belangrijk dat er ten alle tijden genoeg personeel beschikbaar is, waardoor het 5 ploegenrooster veel gekozen word als roostervariant. Door de toevoeging van standby (S) in het ploegenrooster, word het direct een stuk complexer. Dit omdat veel bedrijven vaak een gelijke aantal standby per ploegen behouden om de werkverdeling beter te verdelen. Als je dit goed implementeert, komt deze er ongeveer zo uit te zien:

Het 5 ploegenrooster op basis van een 16 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag:

Het 5 ploegenrooster op basis van een 24 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag:

Het 6 ploegenrooster:

Het 6 ploegenrooster is de laatste, en tevens meest complexe rooster dat we gaan bespreken. Bij het 6 ploegenrooster komt er namelijk nog een 5^e variant bij: de dagdiensten. De dagdienst is de standaard 09:00 tot 17:00 dienst, die word toegevoegd als een nieuwe ploeg. Deze ploeg word vaak ingezet bij bedrijven waar het overdag vaak een stuk drukker is als in de avond, om de dagploegen te ondersteunen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld hotelketens. De dagploegen hebben overlap met 2 andere ploegen: de vroege ploeg (06:00 tot 14:00) en de late ploeg (14:00 tot 22:00). Het kan zowel het geval zijn dat de dagploeg uit een vaste ploeg bestaat, als dat deze wisselt per dag. Voor het voorbeeld zijn we uit gegaan van een vaste dagploeg, die werken op basis van een 40 uur werkweek. Het 6 ploegenrooster ziet er dan als volgt uit:

Het 6 ploegenrooster op basis van een 16 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag:

Het 6 ploegenrooster op basis van een 24 uur werkdag en een werkweek van maandag tm vrijdag:

De individuele planning

Je weet nu hopelijk welke ploegenrooster er benodigd is voor jou bedrijf, en hoe je deze moet maken. Maar hiermee ben je nog niet klaar. Na het maken van een ploegenrooster is het belangrijk om ook individuele roosters te maken voor je medewerkers. Dit is voor hen vele malen overzichtelijker en duidelijker. Voor het maken van zo’n individuele planning, is Insezo je beste vriend! Met Insezo zet je namelijk alle ploegenroosters in een handomdraai om in een individuele planning, die de medewerker vervolgens eenvoudig vanaf hun mobiel op hun persoonlijke account kan inzien. Probeer Insezo nu 14 dagen gratis en ervaar hoe eenvoudig en overzichtelijk het is voor zowel jou als planner, als voor de ingeplande medewerkers.

Samenvatting via ChatGPT